W związku z rozpoczęciem zakupów w ramach otrzymanych dotacji informujemy, iż w celu prawidłowego ponoszenia wydatków, jak również rozliczenia dotacji należy:
1. Rozliczyć dotację z najwyższym stopniem staranności, zgodnie ze szczegółowym zestawieniem towarów i usług przewidywanych do zakupienia, zgodnie z zapisami Regulaminu przyznawania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości oraz Umowy o udzielenie wsparcia finansowego.
2. Dotrzymać wyznaczonego na rozliczenie dotacji terminu zgodnego z podpisaną Umową. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadkach losowych i sytuacjach niezależnych od Uczestnika/czki Projektu termin wydatkowania może ulec wydłużeniu. Zmiana taka wymaga sporządzenia aneksu do umowy.
3. Wszelkie zakupy finansowane z dotacji oraz/lub wsparcia pomostowego należy udokumentować dokumentem księgowym wystawionym na działalność gospodarczą (firmę) oraz ponosić z firmowego konta. Wyjątek stanowią zakupy, które ponieśli Państwo po założeniu działalności, lecz przed otrzymaniem dotacji. Wszelkie tego typu koszty poniesione wcześniej mogą sobie Państwo zrefundować na konto prywatne lub w gotówce, w zależności od sposobu poniesienia kosztu. Informuję, że paragon nie jest dokumentem księgowym i udokumentowanie zakupu paragonem nie zostanie rozliczone w ramach dotacji.
4. Data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury nie mogą być wcześniejsze niż data rozpoczęcia wydatkowania wsparcia finansowego i późniejsze niż data zakończenia wydatkowania wsparcia finansowego zgodnie z zatwierdzonym szczegółowym zestawieniu towarów i usług przewidywanych do zakupienia harmonogramem rzeczowo-finansowym (w przypadku sfinansowania wydatków ze środków własnych i otrzymanie ich refundacji po podpisaniu Umowy dopuszcza się możliwość poniesienia wydatków z datą wcześniejszą niż data rozpoczęcia wydatkowania wsparcia finansowego, ale nie wcześniejszą niż data zarejestrowania działalności gospodarczej),
5. Każdy z dokumentów księgowych opłaconych z dotacji/wsparcia pomostowego powinien zawierać „Opis dokumentu” (plik do pobrania). Opis dokumentu należy nadrukowywać z tyłu (lub dołączać w postaci załącznika do faktury lub innego dokumentu zakupowego) na każdym dokumencie wystawionym na firmę, który potwierdza wydatkowanie dotacji lub wsparcia pomostowego.
6. W przypadku gdy w ramach kontroli stwierdzone zostanie, iż Uczestnik/czka nie posiada towarów, które wykazała w rozliczeniu, a które nabyła w celu zużycia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np.: materiały zużywane w celu świadczenia usług) lub w celu dalszej sprzedaży, Uczestnik/czka powinien wykazać dochód z tytułu świadczonych usług lub sprzedaży towarów lub w inny sposób uzasadnić fakt nieposiadania zakupionych towarów (zdjęcia w momencie zakupu).
7. Osoby, które w ramach dotacji zamierzają zakupić używane środki trwałe zobowiązane są do przedstawienia załączonych poniżej dwóch oświadczeń dotyczących środka trwałego oraz jego pochodzenia tj. Oświadczenie Beneficjenta dot. zakupu używanego środka trwałego oraz Oświadczenie zbywającego dot. używanego środka trwałego (plik do pobrania). Ponadto konieczne jest udokumentowanie wartości rynkowej używanej rzeczy w sposób następujący: wycena rzeczoznawcy majątkowego lub przedstawienie co najmniej 3 ofert sprzedaży rzeczy o tym samych parametrach technicznych/ roku produkcji itp. ze sklepów internetowych lub portalu allegro. Przedstawione do porównania oferty muszą zawierać datę, wszelkie parametry techniczne oraz cenę. Brak ofert potwierdzających cenę zakupionych środków powoduje niekwalifikowanie wydatku, a co za tym idzie zwrot nieprawidłowo poniesionych wydatków.
8. Ze względu na różne adresy zarejestrowania firmy oraz jej prowadzenia do rozliczenia dotacji proszę o dołączenie informacji o miejscu przechowywania środków trwałych oraz adresu strony internetowej firmy. Jak również oświadczenia gdzie przechowywana jest dokumentacja związana z realizacją umowy dotacyjnej i pomostowej np. biuro rachunkowe- dokładny adres lub adres siedziby ect. (plik do pobrania).
9. Należy pamiętać, iż zakupione na podstawie umów cywilno-prawnych (tzw. umowa kupna-sprzedaży) sprzęty należy zgłaszać do Urzędu Skarbowego oraz posiadać potwierdzenia zapłaty podatku od czynności cywilno-prawnych (2% wartości umowy).
10. Formularz zawierający tabele z rozliczeniem dotacji należy przedstawić po zrealizowaniu całej inwestycji, tj.: wydatkowaniu środków i dokonaniu założonych w biznesplanie zakupów. Po zakończeniu okresu wydatkowania dotacji (3 mc) będziemy się z Państwem indywidualnie kontaktować celem przeprowadzenia kontroli wydatków. Osoby, które nie rozliczą w całości będą zobowiązane do zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji.
11. Do wszystkich zakupów płaconych kartą lub przelewem należy posiadać potwierdzenia przelewów. Do zakupów gotówkowych potwierdzenie zapłaty np. na dokumencie zapis „Zapłacono gotówką”.
12. Wydatki ponoszone z dotacji oraz wsparcia pomostowego powinny zostać zaksięgowane w książce przychodów i rozchodów w kolumnie 15 (która nie tworzy kosztu – dotacja nie jest kosztem), a w polu uwagi należy umieścić informację, iż wydatek jest “finansowany z dotacji/ wsparcia pomostowego”. Jeśli dana osoba nie prowadzi KPiR, wydatki należy umieścić w ewidencji środków trwałych i ewidencji wyposażenia. Beneficjent będzie kontrolował wydatki poniesione jedynie z dotacji jednak należy pamiętać, iż inne organy mogą kontrolować wydatki ponoszone również ze wsparcia pomostowego.
13. Uczestnik projektu zobowiązany jest przechowywać dokumentację związaną z otrzymanym wsparciem finansowym przez okres 10 lat, licząc od dnia podpisania Umowy o udzielenie wsparcia finansowego).
14. Zgodnie z § 10 – Obowiązki informacyjne Uczestnik/czka projektu zobowiązany jest do realizacji działań informacyjno-promocyjnych w zakresie finansowania prowadzonej przez niego = działalności gospodarczej, w szczególności poprzez informowanie opinii publicznej o źródłach finansowania prowadzonej działalności gospodarczej objętej Umową oraz oznaczenie zakupionego sprzętu i wyposażenia w sposób adekwatny do jego specyfiki, a także oznaczenie pomieszczeń, w których działalność jest prowadzona.
Szczegóły dotyczące zachowania zasad informacji i promocji zostały ujęte w odrębnym załączniku „Obowiązek informacyjno-promocyjny” i zamieszczone na stronie projektu.
Poniżej znajdą Państwo również wniosek o zmianę w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w biznesplanie lub harmonogramie rzeczowo-finansowym (plik do pobrania). Zmiany mogą dotyczyć terminu dokonywania zakupów, przesunięć cenowych powyżej 10% wartości pozycji, parametrów technicznych sprzętu oraz innych w zależności od potrzeby. Wniosek został przykładowo wypełniony.

Należy pamiętać, że zmiany każdorazowo muszą się bilansować (jeśli z jednej pozycji ujmujemy 100 zł to do drugiej trzeba dodać 100 zł, wtedy bilans = 0).
Życzymy powodzenia w prowadzeniu firm!

Obowiązek informacyjno-promocyjny
Opis faktury
Oświadczenie dot. środka trwałego
Oświadczenie miejsce przechowywania środków trwałych
Oświadczenie miejsce przechowywania dokumentów
Oświadczenie zbywającego
Wniosek o zmianę
Rozliczenie dotacji